Descubra como manter o relacionamento com seus apoiadores

No texto anterior sobre relacionamento com apoiadores, demos algumas dicas sobre como conquistar novos investidores. Para dar continuidade ao assunto, será abordado a importância de nutrir esse relacionamento e ferramentas que podem ajudar.

  • E-mail

Uma ferramenta simples e que cumpre muito bem com a função de manter a comunicação é o e-mail. Esse pode ser enviado logo após o contato inicial, como uma forma de agradecimento pelo interesse. Também é muito interessante que seja enviado periodicamente um relatório com as novidades da instituição, como lançamentos, eventos e resultados. O principal objetivo é que o apoiador sinta que seu investimento, monetário ou de tempo, está sendo bem utilizado e gerando resultados.

Perceber que o dinheiro doado foi utilizado de forma justa e que o tempo que a pessoa disponibilizou para ajudar foi capaz de causar impacto pode fazer com que se sinta ainda mais motivado a continuar contribuindo.

Outra plataforma que pode ser sua grande aliada é o RD Station. Com ele é possível otimizar o envio de e-mails de relacionamento, uma vez que permite que vários e-mail sejam enviados ao mesmo tempo para diferentes contatos. Também possibilita a inserção e criação de variáveis, como: nome, primeiro nome, e-mail e empresa/instituição. Assim é possível personalizar o conteúdo.

Outra vantagem é que permite analisar os dados, ou seja, você tem controle de quem realmente abriu o e-mail e se o endereço eletrônico informado é o correto, possibilitando analisar o resultado gerado.

O link https://www.rdstation.com/marketing/ o direcionará para uma página do próprio RD Station que explica todas as funções disponíveis.  

  • Telefone

Outro meio mais tradicional é o telefone, que apesar de ser mais trabalhoso pode passar uma sensação proximidade entre você e o apoiador, o que normalmente é um ponto positivo. Porém, é preciso estar atento aos horários das ligações. Procure sempre ligar no horário comercial, das 8h00 às 18h00, e não seja insistente caso a pessoa não atenda, muitas vezes essa atitude pode ser vista como invasiva.

  • Eventos

Quando se menciona eventos, há duas possibilidades: a primeira é participar de eventos organizados por outras instituições em que os próprios participantes podem vir a ser futuros apoiadores; e a segunda opção, é organizar um evento próprio.

Realizar eventos é uma ótima iniciativa para complementar seu relacionamento. Em ocasiões como essa, você tem a oportunidade de conversar, transmitir ideias, explicar novos projetos que tem em mente e conhecer novos apoiadores que possam se interessar pela causa.

Vamos utilizar como exemplo a ASID Brasil, que bimestralmente realiza o Café de Boas Práticas, que consiste em um evento no formato roda de conversa que destina-se principalmente para instituições, sejam elas participantes ou não da Rede ASID. No café são abordados temas que podem colaborar para o seu crescimento e desenvolvimento.

Por meio dele, é possível estreitar relação com as organizações que fazem parte da Rede e conhecer outras que ainda não participam, apresentando a ASID e as convidando a fazer parte.

Esse é apenas um exemplo, existem diversos modelos e formatos, escolha aquele  que melhor se encaixa no seu perfil e orçamento. O importante é mostrar a instituição e seu trabalho, criando um vínculo entre você e os participantes.

  • Metodologia curva ABC

Uma metodologia que pode ser aplicada e que intensifica os resultados, é a Curva ABC, também conhecida como Análise de Pareto, que tem como objetivo classificar o nível de participação e importância de seus clientes.

Os clientes “classe A” são aqueles mais fortes em termo de retornos, responsáveis por 80% do faturamento. Os “classe B”, são apoiadores de médio impacto nos negócios e os clientes “classe C” são os menos relevantes em termos de geração de apoio.

Aqueles que destinam uma boa quantia de dinheiro ou que participam de várias ações de voluntariado podem ser classificados como “A”, os que doam uma quantia mais baixa ou que não participam rotineiramente de ações pertencem a classe “B”,  já os que doam uma quantidade pequena e que participam de poucas ações são da classe “C”.

Após identificar quem pertence a cada classe, é possível desenvolver um atendimento personalizado de comunicação. Os que estão em um nível mais alto, merecem uma atenção maior, algumas estratégias podem ser: realizar ligações, enviar cartinhas individuais, e-mails mais personalizados e camiseta e/ou brindes. É importante sempre ter como foco fidelizar os que estão na classe A e fazer com que os representantes de outras classes “subam de nível”.

Para que a comunicação seja de fato eficiente, é muito importante que haja uma organização, principalmente ao aplicar a metodologia “Curva ABC”. Seu grande aliado  nesse momento pode ser o Excel, em que é possível criar planilhas de acordo com a categoria que a pessoa pertence, sendo classe A, B ou C.

Nessas planilhas você pode organizar informações como: frequência de doação ou participação em ações de voluntariado, quantia de dinheiro destinado e número médio de horas de voluntariado. Também são necessários os dados pessoais, como e-mail, telefone e nome.

Outra categoria muito interessante seria a de possíveis investidores, com as informações daqueles que a instituição ainda está criando um relacionamento. É muito importante que os dados sempre sejam atualizados com as informações corretas.

Após essas dicas, é hora de colocar tudo em prática! De forma resumida, tentamos passar a mensagem de que o relacionamento com os apoiadores deve ser contínuo, não apenas inicial e que, com algumas ferramentas básicas, é possível otimizar sua comunicação e impulsionar o desenvolvimento da sua instituição.

Para acessar outros conteúdos que podem ser úteis e ampliar seu conhecimento, entre em nosso site e acesse “e-books e relatórios”. Se quiser conhecer histórias da ASID, clique aqui e baixe o Relatório de Impacto


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